Розпорядження №34-од «Про затвердження Положення про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах»

 

НЕМОВИЦЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

САРНЕНСЬКОГО РАЙОНУ РІВНЕНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

21 квітня 2026 року                         с.Немовичі                             № 34 -од

 

Про затвердження Положення про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах

Керуючись п. 20 ч. 4 ст. 42, п.8 ст.59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  відповідно до частини 3 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, Інструкції з діловодства в Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах, затвердженою розпорядженням сільського голови  від 19.12.2025 № 98-од  «Про затвердження Інструкції з діловодства у Немовицькій сільській раді та  її виконавчих органах»  та з метою встановлення єдиного порядку виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у сільській раді та її виконавчих органах

Р О З П О Р Я Д Ж А Ю С Ь:

1. Затвердити Положення про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах, що додається.

2. Керівникам виконавчих органів та посадовим особам Немовицької сільської ради, які визначені відповідальними за облік, зберігання, використання та знищення печаток і штампів, забезпечити неухильне дотримання вимог Положення, затвердженого цим розпорядженням.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на секретаря сільської ради Миколу КОЛЯДКА.

 

Сільський голова                                                         Олександр ТРОХИМЕЦЬ

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

№ 34-од від 21 квітня 2026 року

 

Положення

про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання
та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді

та її виконавчих органах

 

І. Загальні положення

1. Це Положення визначає порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах.
2. Печатка - спеціальне кліше у формі кола, яке призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок. Печатки призначені для підтвердження достовірності документа та підпису посадової особи з метою надання документу юридичної сили.
3. Штамп - спеціальне кліше, переважно у формі прямокутника, що застосовується для отримання відбитків на папері та містить рельєфне дзеркальне відображення тексту. Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів Установи, певних написів або підтвердження окремих дій.
4. Печатки та штампи проставляються на документах з використанням чорнила синього кольору. Штамп, у якому зазначено реквізит «Контроль» або «Повторно», дозволяється проставляти з використанням чорнила червоного кольору.
5. Немовицька сільська рада та її виконавчі органи мають гербові печатки із зображенням Державного Герба України, повним найменуванням Установи, печатки без зображення Державного Герба України і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботи з документами.
6. Гербові печатки №2 та № 3 використовуються старостами Немовицької сільської ради згідно їх повноважень.

 

ІІ. Виготовлення та облік печаток і штампів

1. Виготовлення печаток та штампів здійснюється у випадках створення, реорганізації або зміни найменування сільської ради, її виконавчих органів, втрати, викрадення, зношення, пошкодження тощо.

2. Печатки і штампи виготовляються з дозволу сільського голови/керівника виконавчого органу або осіб, які їх заміняють та розробляються  згідно зі зразками та описами, затвердженими відповідно до Постанови Президії Верховної Ради України від 11.05.1992 №2322-ХІІ «Про печатки та вивіски місцевих Рад народних депутатів України та їх виконавчих комітетів» і затверджуються сільським головою/керівником виконавчого органу.

3. Після виготовлення печатки, штампу працівник, який визначений відповідальним за зберігання, залишає відбиток в журналі обліку печаток і штампів та робить запис про отримання. Запис має такі складові: назву посади, прізвище, ініціали, дату отримання та особистий підпис працівника, який отримав.

3. Печатки і штампи, що використовуються в сільській раді та її виконавчих органах, підлягають обліку.

4.Журнал обліку та видачі печаток і штампів ведеться згідно встановленого зразку за формою 11 (додаток 1).

5. Відповідальна особа за облік печаток і штампів у сільській раді визначається розпорядженням сільського голови, а у виконавчому органі ради - наказом керівника.

 

 ІІІ. Зберігання та використання печаток і штампів

1. Сільський голова розпорядженням, а керівник відповідного виконавчого органу ради наказом, визначають особу, відповідальну за збереження та користування печаткою чи штампом, а також особу, яка в разі тимчасової відсутності визначеного відповідального (відпустка, відрядження, хвороба) буде відповідати за зберігання та користування печаткою, штампом.

2. Відповідальна особа, яка отримує печатку або штамп у сільського голови або керівника виконавчого органу, про що розписується в журналі обліку печаток і штампів.

3. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис сільського голови, його заступника, секретаря сільської ради та керівників виконавчого органу сільської ради засвідчується гербовою печаткою. Примірний перелік інших документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначається Інструкцією з діловодства Немовицької сільської ради.

Печатки без зображення Державного Герба України і штампи використовуються для:

- посвідчення копій документів, що надсилаються;

- засвідчення розмножених примірників розпорядчих документів;

- засвідчення факту реєстрації вхідних документів;

- інших відміток довідкового характеру. 

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охопив останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП». 

2. Печатки і штампи зберігаються в робочий час у столі користувача, а в неробочий час - в сейфах (шафах), що надійно замикаються.
3. Передача стороннім особам, винесення її за межі адміністративних приміщень, де вони зберігаються, без дозволу керівника, а також безоблікова передача іншим працівникам категорично забороняється.
4. Печатки і штампи у разі звільнення, переведення особи, визначеної відповідальною за їх зберігання та використання, передаються сільському голові/керівнику виконавчого органу ради, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток і штампів. При необхідності керівник визначає іншу відповідальну особу, яка отримує їх відповідно до вимог пункту 1 розділу III цього Положення.
5. Після передання печатки/штампу новому користувачеві, відповідальний за облік печаток та штампів готує проект розпорядчого документа про внесення змін до розпорядження (наказу) про покладення відповідальності за зберігання та використання в роботі печаток/штампів.
6. У разі втрати або викрадення печатки чи штампа особа, яка це виявила, негайно доповідає сільському голові/керівнику виконавчого органу та інформує особу, відповідальну за облік печаток та штампів, де ця печатка або штамп обліковані.
7. Керівником організовується проведення службового розслідування та вживаються заходи щодо встановлення місцезнаходження втраченої або викраденої печатки чи штампа.
8. За наявності підстав вважати, що печатку або штамп викрали, про це сільський голова/ керівник виконавчого органу ради повідомляє правоохоронні органи.
9. У разі якщо в результаті службового розслідування місцезнаходження печатки або штампа не встановлено, таку печатку або штамп визнають недійсними, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток і штампів. Висновок службового розслідування за фактом втрати або викрадення печаток підшивається до відповідної справи.
10. Про визнання печатки із зображенням Державного Герба України недійсною повідомляються зацікавлені органи державної влади, органи місцевого самоврядування та інші юридичні і фізичні особи, у разі необхідності відповідна інформація оприлюднюється в засобах масової інформації.

13. Перевірка обліку, наявності, використання, зберігання печаток і штампів здійснюється щороку призначеною комісією, з оформленням відповідного акту (додаток 2) та робиться відмітка у журналі обліку печаток і штампів.

14. У разі порушення правил обліку, використання, зберігання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого доводяться до відома керівника установи.

 

 

VI. Знищення печаток і штампів

1. Печатки і штампи знищуються в разі їх пошкодження або зношення, ліквідації, реорганізації чи перейменування сільської ради/виконавчого органу ради.
2. У разі встановлення факту зношення або пошкодження печатки/штампу відповідальна особа доповідає безпосередньому керівникові та разом зі службовою запискою повертає її відповідальному за облік.
3.  Знищення печаток і штампів проводиться комісією з перевірки наявності, стану зберігання та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах з оформленням відповідного акта (додаток 3).
4. Комісія з перевірки наявності, стану зберігання та знищення печаток і штампів у Немовицькій сільській раді та її виконавчих органах відбирає печатки і штампи, які підлягають знищенню. Про знищення печатки/штампу складається акт у двох примірниках, один з яких зберігається у відповідній справі, а другий передається до відділу бухгалтерського обліку.
5. Якщо печатки/штампи не будуть знищені в день прийняття відповідного рішення, члени комісії запаковують їх в конверт (папку, коробку) та опечатують печаткою. Конверт (папка, коробка) разом з відповідним актом зберігаються в сейфі до їх знищення.
6. Печатки і штампи знищуються шляхом подрібнення кліше печатки або штампа.
7. Після знищення печатки/штампа відповідальний за облік робить відповідний запис у журналі із зазначенням дати і номера акту про знищення.

 

 

 

 

 

Секретар сільської ради                                                  Микола КОЛЯДКО

Додаток 1

до Положення  про порядок виготовлення, зберігання,

 використання та знищення печаток і штампів у

Немовицькій сільській раді та її виконавчих органів

 

ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі*

N з/п	Відбитки печаток і штампів	Кому видано			Дата повернення і розписка про приймання	Примітка
		найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи	прізвище та ініціали відповідальної особи	дата і розписка про отримання

 

 

*У разi потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

** У примітці зазначається номер акту про знищення, номер висновку за результатами службового розслідування.