ПОЛОЖЕННЯ про відділ організаційно-документального забезпечення та адміністративно-господарської діяльності Немовицької сільської ради Сарненського району Рівненської області
Немовицької сільської ради від 18.05.2023 року № 1413
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційно-документального забезпечення та адміністративно-господарської діяльності Немовицької сільської ради Сарненського району Рівненської області
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Відділ організаційно-документального забезпечення та адміністративно-господарської діяльності Немовицької сільської ради Сарненськогого району Рівненської області (надалі - відділ) є структурним підрозділом апарату Немовицької сільської ради Сарненського району Рівненської області.
1.2. Відділ є підзвітним і підконтрольним Немовицькій сільській раді, підпорядкованим сільському голові.
1.3. У своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про органи місцевого самоврядування в Україні», «Про інформацію», «Про звернення громадян», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», «Про принципи запобігання та протидії корупції», іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, рішеннями сільської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями сільського голови та цим Положенням.
1.4. Немовицька сільська рада створює умови для належної, ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщенням, засобами оргтехніки, транспортом для виконання службових обов’язків, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, посібниками і літературою з організаційних питань відділу, а також доступом до інформаційних баз.
1.5. Створення, реорганізація чи ліквідація відділу здійснюється на підставі рішення Немовицької сільської ради.
1.6. Відділ організаційно-документального забезпечення та адміністративно-господарської діяльності не є юридичною особою.
2. МЕТА ДІЯЛЬНОСТІ І ОСНОВІ ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ
2.1. Метою діяльності відділу є організаційно-документальне забезпечення та здійснення адміністративно-господарської діяльності сільської ради, в межах повноважень і способами, передбаченими Конституцією і законами України.
2.2. Основними завданнями відділу є:
2.2.1.Організаційно-документальне забезпечення діяльності апарату сільської ради, ведення діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань апарату та структурним підрозділам сільської ради.
2.2.2. Інформаційна діяльність, комунікація з громадськістю та організація доступу до публічної інформації.
2.2.3. Забезпечення та здійснення контролю за станом комп’ютерної техніки та копіювального обладнання, операційних систем, системного і прикладного програмного забезпечення сільської ради.
2.2.4. Забезпечення належного стану адміністративно-господарської діяльності сільської ради.
3. ПОВНОВАЖЕННЯ ВІДДІЛУ
3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань щодо організації документообігу:
3.1.1. Здійснює ведення діловодства в апараті сільської ради з питань документаційно-технічного забезпечення;
3.1.2. Здійснює візування розпорядчих документів (рішень сесії виконавчого комітету сільської ради та розпоряджень сільського голови) щодо їх відповідності Інструкції з діловодства в апараті сільської ради та іншим нормативно-правовим актам з питань діловодства;
3.1.3. Приймає та реєструє вхідну кореспонденцію (листи, запити на публічну інформацію, телефонограми, депутатські запити і звернення, звернення громадян, електронні звернення) передає її на розгляд керівництву сільської ради, а після накладення резолюції на виконання відповідальним виконавцям;
3.1.4. Розмножує, розсилає вхідну і вихідну кореспонденцію, рішення виконавчого комітету сільської ради, розпорядження сільського голови, інші документи апарату сільської ради;
3.1.5. Реєструє вихідну кореспонденцію;
3.1.6. Забезпечує здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва апарату сільської ради;
3.1.7. За дорученням сільського голови, заступника сільського голови з питань діяльності виконавчих органів перевіряє в структурних підрозділах апарату сільської ради стан організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів, надає їм необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;
3.1.8. Забезпечення організації особистого та виїзного прийому громадян, сільським головою, заступником з питань діяльності виконавчих органів та інших посадових осіб, ведення обліку пропозицій, заяв і скарг громадян, що надходять до виконавчого комітету, контроль за строками їх розгляду;
3.1.9. Здійснює контроль за правильністю підготовки документів в апараті сільської ради, готує довідки, доповідні записки, зведення, звіти, інформації з питань роботи з документами, періодично інформує керівництво сільської ради з цих питань;
3.1.10. Забезпечує культуру діловодства, впровадження сучасник технічних засобів роботи з документами, комп’ютеризації діловодних процесів та інших напрямів діяльності апарату, надання методичної і практичної допомоги з цих питань працівникам сільської ради;
3.1.11. Сприяє набуттю знань і навиків з питань роботи з документами працівниками апарату сільської ради, підвищенню кваліфікації працівників інших структурних підрозділів апарату сільської ради;
3.1.12. Складає номенклатуру справ апарату сільської ради, здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання у відділах апарату справ, приймання документів відділів на зберігання до архіву сільської ради;
3.1.13. Бере участь у засіданнях, нарадах, які проводяться в апараті сільської ради, у разі розгляду на них питань, що відносяться до компетенції відділу.
3.2. Інформаційна діяльність, комунікація з громадськістю та доступ до публічної інформації:
3.2.1. проводить оперативне інформування через засоби масової інформації щодо діяльності сільської ради.
3.2.2. забезпечує інформаційне наповнення офіційного веб-сайту сільської ради, зокрема розміщує на ній інформацію про діяльність сільської ради, її виконавчих органів.
3.2.3. оприлюднює, проєкти рішень, рішення сесії, рішення виконавчого комітету, розпорядження сільського голови у терміни встановлені відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
3.2.4. контролює роботу щодо надходження, розгляду, опрацювання, обліку, систематизації, аналізування, надання відповідей на запити, що надходять до сільської ради, дотримання законодавства України про доступ до публічної інформації, а також надає консультації під час оформлення таких запитів та роз’яснює порядок застосування законодавства України про доступ до публічної інформації;
3.2.5. забезпечує оприлюднення на веб-сайті матеріалів щодо роботи із запитами на публічну інформацію;
3.2.6. забезпечує оприлюднення на веб-сайті сільської ради публічної інформації у формі відкритих даних та на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних;
3.2.7. забезпечує захист персональних даних;
3.3. Адміністративно-господарська діяльність відділу:
3.3.1. Забезпечення робочого стану комп’ютерної техніки та копіювального обладнання, операційних систем, системного і прикладного програмного забезпечення з дотриманням під час роботи вимог інструкції з його експлуатації.
3.3.2. Здійснення моніторингу руху комп’ютерної та іншої оргтехніки у сільській раді та її виконавчих органах.
3.3.3. Забезпечення належного санітарно-гігієнічного стану території і внутрішніх площ адміністративних приміщень сільської ради;
3.3.4. Забезпечення автотранспортного обслуговування посадових осіб сільської ради для виконання службових повноважень;
3.3.5. Забезпечення адміністративно-господарської діяльності сільської ради.
4. СТРУКТУРА ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ
4.1.Структура та штатна чисельність відділу затверджується сільською радою.
4.2. Відділ організовує свою роботу на основі планів роботи з урахуванням доручень сільського голови, завдань та повноважень відділу.
4.3. Для належної роботи відділ забезпечується приміщенням, сучасною комп’ютерною та іншою технікою, транспортом для виконання службових обов’язків, нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами, офіційними періодичними виданнями, іншими посібниками та літературою з питань діяльності відділу та з доступом до всесвітньої мережі Інтернет.
4.4. Начальник та працівники відділу призначаються на посаду і звільняються з посади сільським головою, в порядку, передбаченому чинним законодавством України.
4.5. Посадові обов’язки начальника та працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються сільським головою.
4.6. Покладення на начальника та працівників відділу обов’язків, не передбачених цим Положенням, посадовими інструкціями, які не відносяться до компетенції роботи відділу не допускається.
5. ПРАВА ВІДДІЛУ
5. 1. Одержувати в установленому законодавством порядку від органів місцевого самоврядування, органів державної влади, підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності, інформацію, документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.
З метою забезпечення своєчасного виконання завдань, які потребують оперативного вжиття відповідних заходів, посадові особи виконавчих органів сільської ради зобов’язані невідкладно подавати необхідні матеріали на вимогу відділу.
5.2. Перевіряти дотримання виконання документів згідно інструкції з діловодства структурними підрозділами апарату, виконавчими органами Немовицької сільської ради;
5.3. Вносити на розгляд сільського голови пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу та покращення організації документообігу;
5.4. Інформувати сільського голову про покладення на загальний відділ обов’язків, що не належать або виходять за межі його компетенції, а також про випадки ненадання або несвоєчасного надання на вимогу відділу необхідних матеріалів посадовими особами сільської ради та її виконавчих органів, підприємств, установ, організацій комунальної форми власності;
5.5. Залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, органів державної влади, підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками) для підготовки документів, а також для розгляду питань, що належать до компетенції відділу;
5.6. Брати участь у роботі сесій Немовицької сільської ради, засіданнях виконавчого комітету, засіданнях консультативно-дорадчих органів, створених сільським головою, Немовицькою сільською радою та її виконавчими органами,у нарадах, семінарах та інших заходах, що проводяться сільською радою;
5.7. Під час виконання покладених на відділ завдань взаємодіяти з іншими структурними підрозділами сільської ради, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності, об’єднаннями громадян;
5.8. Відповідно до основних завдань, напрямків діяльності та повноважень відділ може мати й інші права.
6. НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ
6.1.Відділ очолює начальник, а у разі його відсутності, обов’язки начальника виконує спеціаліст відділу, на якого розпорядженням сільського голови покладено обов’язки начальника відділу.
6.2.Здійснює керівництво діяльністю відділу, визначає ступінь відповідальності своїх підлеглих працівників.
6.3.Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.
6.4.Організовує оперативний контроль за термінами виконаній розпоряджень та доручень сільського голови, віднесених до компетенції відділу;
6.5.Визначає завдання, розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх професійної кваліфікації.
6.6.Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
6.7.Вносить в установленому порядку подання про заохочення працівників та накладання на них дисциплінарних стягнень, про преміювання працівників відділу.
6.8. Вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях виконавчого комітету, сесіях сільської ради питань, що належать до компетенції відділу, розробляє проекти відповідних рішень виконавчого комітету та сільської ради.
6.9.Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу.
6.10.Представляє відділ на сесіях, у державних установах, громадських та інших організаціях з питань, що пов’язані з діяльністю відділу.
6.11.Виконує інші обов’язки покладені на нього сільським головою.
6.12.Начальник відділу повинен мати вищу освіту не нижче ступеня магістра, спеціаліста, має вільно володіти державною мовою. Стаж роботи на службі в органах місцевого самоврядування, на посадах державної служби або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше 2 років або стаж роботи за фахом не менше п’яти років.
7. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ ВІДДІЛУ
7.1. Працівники Відділу мають право:
7.1.1. Користуватися правами і свободами, які гарантуються громадянам України Конституцією та законами України.
7.1.2. На повагу особистої гідності, справедливого і шанобливого ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян.
7.1.3. На своєчасну оплату праці залежно від займаної посади, якості, досвіду та стажу роботи.
7.1.4. На здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умови праці.
7.1.5. На соціальний і правовий захист.
7.1.6. Брати участь у розгляді питань і прийнятті рішень у межах своїх повноважень.
7.1.8. Користуватися іншими правами відповідно до чинного законодавства України.
7.2. Працівники Відділу зобов’язані:
7.2.1. Дотримуватися Конституції України, законів та інших актів законодавства України.
7.2.2. Працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження, накази, доручення керівництва, використовувати весь робочий час для продуктивної праці, додержуватися трудової дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна громади.
7.2.3. Вживати заходів для негайного усунення причин та умов, що перешкоджають або ускладнюють нормальне виконання функціональних обов’язків.
7.2.4. Підвищувати продуктивність праці, знати Конституцію України, законодавство з питань місцевого самоврядування, розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, із соціального захисту та охорони здоров’я .
7.2.5. Утримувати своє робоче місце в чистоті, дотримуватися установленого порядку зберігання матеріальних цінностей, документів, оргтехніки, здійснювати економію енергетичних ресурсів, додержуватися чистоти в приміщенні адміністративної будівлі.
7.2.6. Поводити себе гідно, додержуватися моральних і етичних правил у взаємовідносинах із співробітниками та відвідувачами.
7.2.7. Постійно вдосконалювати організацію своєї роботи, підвищувати професійну кваліфікацію.
7.2.8. Проявляти ініціативність, творчість у роботі.
7.2.9. Дотримуватись обмежень, передбачених законодавством, щодо служби в органах місцевого самоврядування.
7.2.10. Підтримувати авторитет ради громади та її виконавчих органів.
7.2.11. Зберігати державну таємницю, інформацію про громадян, що стала їм відомою у зв’язку з виконанням службових обов’язків, а також іншу інформацію, яка, згідно із законодавством, не підлягає розголошенню.
7.2.12. Не допускати дій та бездіяльності, які можуть зашкодити інтересам місцевого самоврядування та держави.
7.2.13. Проходити атестацію як посадові особи місцевого самоврядування відповідно до вимог чинного законодавства.
7.2.14. Працівники виконують й інші обов’язки відповідно до чинного законодавства України.
7.3. Посадовим особам органу місцевого самоврядування забороняється:
7.3.1. Брати участь у діях, що суперечать національним інтересам України.
7.3.2. Вчиняти дії, що можуть бути розцінені як використання свого службового становища в корисних цілях, а також дії, які, відповідно до чинного законодавства, вважаються корупційними.
7.3.3. Виявляти всупереч інтересам справи, упередженість або прихильність до будь-якого підприємства, установи, організації, об’єднання громадян або конкретної особи.
7.3.4. Приймати дарунки чи послуги від фізичних або юридичних осіб у зв’язку зі своєю службовою діяльністю.
7.3.5. Брати участь у страйках.
8. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
8.1. Працівники відділу несуть відповідальність за належне виконання покладених на нього повноважень.
8.2.За порушення трудової дисципліни, вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», Загальних правил етичної поведінки посадових осіб органів місцевого самоврядування, правил з охорони праці та протипожежної безпеки та інших законодавчих актів України, працівники відділу притягуються до відповідальності, передбченої з чинним законодавством України.
9. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ
9.1. Ліквідація або реорганізація Відділу здійснюється за рішенням Немовицької сільської ради та проводиться згідно вимог чинного законодавства України.
9.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.
Секретар сільської ради Микола КОЛЯДКО
